BTT Berrueza. Transformar la diversión en trabajo
Año: 2019
Cliente: Camping Acedo
Localización: Acedo (Navarra)
En nuestra tierra, organizar una prueba ciclista es un acto de fe y se hace por amor al arte, o mejor dicho, por amor al ciclismo, aunque hay veces que son otros los intereses los que mueven a la gente a organizar la prueba de su pueblo.
En nuestro caso, tras muchos años organizando pruebas, en 2015 decidimos liarnos de verdad y nace el proyecto Tierra Estella Epic. Tras tomarnos la organización de esta prueba como una diversión muy profesional y conseguir una repercusión muy grande, en otoño de 2018 recibimos varias llamadas de diferentes organizaciones de pruebas interesadas en nuestros servicios.
Entre ellas y sin duda alguna, la que más ilusión nos hace y más sería propuesta nos plantea nos la realiza el Camping Acedo, promotor de BTT Berrueza, cuya organización recae en el Club Ciclista Correcaminos y que cuenta con 12 años de historia.
Como pasa muchas veces, los miembros del club que con tanta ilusión iniciaron este proyecto se van cansando y el Camping, como promotor, quieren garantizar el futuro del mismo.
Eugenio, Luis y Joaquín, los propietarios del Camping, quieren que nosotros tomemos las riendas de la prueba.
Tras analizar la situación y llegar a un acuerdo, decidimos apostar por este nuevo reto.
¿Cuál va a ser nuestro trabajo?
Antes de iniciar el trabajo, son varias las premisas previas que nos trasladan:
· El Club no quiere desprenderse del todo de la prueba, quiere seguir teniendo capacidad de decisión.
· El Camping y el Club quieren mantener la esencia de la prueba que tan buenos resultados ha dado en las 12 ediciones anteriores. No es un cambio por agotamiento del formato de la prueba, es un cambio por agotamiento del Club.
Esto significa que el Club va a seguir contando con un importante peso en la toma de decisiones.
El ADN que tiene nuestra prueba de referencia es algo novedoso para ellos. El Club tiene otra forma diferente de organizar su prueba pero perfectamente válida. Esta disparidad de criterios debe articularse muy bien y para ello se toman varias decisiones:
· Trail Project se encarga de la Dirección Técnica de la prueba, siendo el club el encargado de buscar los patrocinadores y voluntarios.
· Se crea un comité organizativo compuesto por el Camping, el club y Trail Project, siendo el Camping el que tiene la última palabra en la toma de decisiones.
Cambios propuestos
Planteamos realizar cambios en varios aspectos pero sin modificar la esencia de la prueba. El objetivo es reforzarla y garantizar su futuro. Son los siguientes:
· Imagen de la prueba. La imagen es más importante de lo que a priori puede parecer. Se modifica el logotipo y la línea gráfica a seguir en todas las publicaciones físicas y digitales.
· Página web. Al igual que la imagen, la web es antigua y poco funcional, se busca algo más dinámico y específico para la prueba ya que la existente es la del propio club.
Estas dos primeras acciones buscan relanzar la imagen de la prueba de cara a la búsqueda de nuevos patrocinadores. Tras estos cambios y el buen trabajo del Club y el Camping en este complicado trabajo de búsqueda de patrocinadores, se consiguen buenos resultados.
· Redes sociales. Se crea una cuenta de Facebook en la cual se invierte algo de presupuesto para realizar anuncios en momentos puntuales (anuncio de la fecha de la prueba o apertura de inscripciones). Por último, se crea una cuenta en Wikiloc a nombre del Camping Acedo donde se suben los tracks de los recorridos de varias ediciones y la del año en curso. En un futuro se activará una cuenta en Instagram.
· Cronometraje. Se instaura por primera vez. A pesar del carácter cicloturtista de la prueba, el cronometraje es un servicio que gusta a todo el mundo. La clasificación es una de las cosas que puede generar controversia pero finalmente es aceptada.
· Fotografía. Se contrata un servicio de fotografía para disponer de buenas tomas tanto para las personas participantes como para la organización. Esta inversión es recompensada con la entrada de uno nuevo patrocinador interesado en poner su imagen en este servicio. Las fotos del evento circulan durante unos días por las redes sociales al ofrecerse gratis y con calidad en un breve periodo de tiempo una vez pasado el evento.
· Compartir el track la semana anterior. Esto nunca se realizaba. Sin embargo, se demuestra que es algo bueno ya que genera un gran movimiento la semana previa de la prueba en la zona y más en concreto en el Camping, y además, sirve de soporte ante un acto vandálico en la señalización. Para nosotros, que nadie se pierda es una de las cosas prioritarias en nuestras pruebas.
· Marcaje del recorrido. Se realiza semanas antes y empleando un sistema mucho más sostenible aunque también más costoso de colocar y retirar.Se revisa tanto el día anterior como el mismo día antes de la salida para garantizar que todo está en su sitio.
· Limpieza de senderos. Se limpian las sendas más taponadas de maleza para que las sensaciones al circular por ellas sean mucho más agradables.
· Salida por cajones. Evitamos los temidos tapones iniciales.
· Zona de salida y meta más amplia y con un acabado más profesional. Se cambia de lugar y se invierte tiempo para que luzca mucho más. Con esto, la imagen de cara a los patrocinadores mejora notablemente.
· Guía de la prueba. Otro plus para las personas participantes y seguidores pero también para los patrocinadores ya que disponen de otro soporte para promocionarse.
· Publicación de una ruta de seguimiento mediante dispositivos móviles para acompañantes. Se cuelga en la web y está a disposición de todo el mundo. Es otra manera de generar movimiento en torno a la prueba y ordenar los puntos de visualización de la misma.
· Actividades infantiles en la línea de llegada. Algo que siempre agradecen las familias de las personas participantes.
· Envío de emails a los participantes con información de interés los días previos y posteriores. Sin ser pesados, se envía la información principal para mantener el contacto directo con las personas.
· Notas de prensa a los periódicos de Navarra y revistas de la zona. Además de esto, se consigue un espacio gratuito para insertar publicidad en el periódico de mayor tirada de Navarra. Esto es otro plus de cara a los patrocinadores.
· Creación de un email específico de la prueba. Se responde a todas las dudas y cuestiones planteadas antes y después del evento. Esto nos ayuda a palpar las sensaciones de las personas.
Resultados
A pesar de los temores iniciales por el encaje de estructuras tan dispares, el resultado del primer año es muy bueno.
Las plazas se amplían de 500 a 625 sin generar ningún tipo de problema en cuanto a tapones en la parte inicial del recorrido. Este aumento no impide que las inscripciones se agoten en menor plazo de tiempo que el año anterior.
Las sensaciones generales de personas participantes y voluntarias son muy buenas pero con algunos temas a corregir.
Apuntes para la próxima edición
Cambio de recorrido. En 2019 se decidió mantener el planteado en 2018 pero que no se pudo completar por las lluvias. Se dudaba de su idoneidad y finalmente las impresiones de una parte de las personas participantes no fueron del todo buenas.
Avituallamientos. Vimos que el esquema conservado hasta ahora se quedaba algo escaso, es necesario incluir uno más.
Otros detalles internos deberán corregirse en el futuro para seguir siendo una de las pruebas de MTB referentes en Navarra.
Queremos dar las gracias tanto al Camping Acedo como al Club Ciclista Correcaminos por su confianza y el gran trabajo realizado. Creemos que el resultado de esta primera edición invita a pensar que la prueba tiene un prometedor futuro por delante.
